jueves, 3 de julio de 2014

Cómo dar más vida a tu tiempo y ganar más tiempo para tu vida

Hace unos años asistí a un curso sobre gestión del tiempo. El primer día de clase,  el profesor se presentó con dos grandes tarros de vidrio,  de boca ancha, que colocó sobre una mesa en la que también había piedras de diferentes tamaños, grava, arena y una botella de agua. Empezó metiendo en uno de los recipientes las piedras más grandes y en el otro echó arena hasta casi rebosar. Entonces nos preguntó: ¿Cuál de los dos botes está más lleno? Y hubo unanimidad en la respuesta: aquel en el que había vertido la arena. Allí ya no cabía nada más. 

El profesor sonrío, aplaudió la respuesta y se dispuso a demostrar que era una respuesta acertada. Tomó el tarro de las piedras grandes y añadió algunas de menor tamaño, luego echó grava, después arena y finalmente lo roció de agua hasta llenarlo totalmente. En el bote de arena no hubo manera de añadir nada. Entonces nos explicó que con aquello, su intención era presentarnos una metáfora sobre  formas de ocupar el tiempo. Las piedras más grandes eran los asuntos más importantes y en el otro extremo estaban la arena y el agua que simbolizaban los menos significativos. “Si ocupáis vuestro tiempo con nimiedades no quedará espacio para ocuparos de lo que consideréis más esencial” escribió el profesor en la pizarra.

Ese día, cuando llegué a casa después de la clase, tomé una hoja de papel y la dividí en siete partes que representaban los días de la semana. Después pinté con diferentes colores las horas que estaba destinando a sueño, comidas, aseo, tareas domesticas, trabajo, ocio, estudios, vida familiar, amigos, proyectos, etc…teniendo en cuenta todo lo que ocupaba mi tiempo regularmente. Me quedé un rato observando el cuadro final y después me pregunte: ¿Cuáles son  las piedras grandes en mi vida y qué es lo que tiene menos importancia? ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Las respuestas no fueron muy satisfactorias y a partir de ahí comencé a organizarme de otra manera.

A continuación, por si te puede ser útil, quiero compartir contigo, a modo de decálogo de buenas prácticas,  lo que me ha ayudado a mejorar en esta área y los beneficios que he obtenido como consecuencia de hacerme más consciente y responsable de la gestión de mi tiempo:

1.- Dedica  un tiempo, cada semana,  a planificar la agenda de los siguientes siete días. Teniendo en cuenta la metáfora del tarro y las piedras, comienza por hacer una lista de todo aquello que quieres realizar y priorízala.

2.- Cuando tengas esa lista priorizada busca posibilidades de sinergias, es decir, formas de unir objetivos para obtener una mayor efectividad. Por ejemplo, si quieres hacer más ejercicio y también estar más tiempo con tu pareja, podríais practicar juntos algún deporte. Si te gusta escuchar música y quieres divertirte cocinando, podrías oir tus canciones favoritas mientras haces galletas.

3.- Al momento de pasar esa lista a la agenda sigue escrupulosamente el orden de prioridades que has establecido. De manera que si la agenda queda llena y aún hay asuntos de esa lista sin agendar, tendrás la seguridad de que serán los de menor importancia. El objetivo no es estar muy ocupado sino ocuparte de cosas importantes para ti, de asuntos que te ayudan a acercarte a tus objetivos vitales.

4.- Cada día reserva unos minutos para comprobar como ha resultado tu planificación. Este repaso te puede ayudar a descubrir tus resistencias, postergaciones, olvidos y distracciones más habituales.

5.- Cada semana, antes de ponerte a planificar tu agenda, repasa cómo ha ido la semana anterior, en su conjunto. Hazlo con ánimo de aprender, de conocerte mejor y de descubrir las posibilidades de mejora. Esta observación te puede ser útil para darte cuenta, por ejemplo, de cuales son tus horarios más productivos, qué tiempo real te cuestan algunas actividades habituales, qué costumbres no te aportan nada y sin embargo, te quitan tiempo, o qué tareas puedes delegar.

6.- En el día a día, asume con consciencia y responsabilidad los cambios que hagas en tu planificación. Una vez escuché que es más fácil decir no cuando hay un si latiendo en tu interior. Al organizar tu tiempo tendrás en mente todo aquello que consideras importante hacer. Son tus “sies”. Cuando otras personas te propongan otros asuntos o se presenten imprevistos,  sea cual sea tu decisión la tomarás más responsablemente y por lo tanto pasarás de reaccionar a ser más proactivo.

7.- Procura tener a la vista algún elemento visual que te recuerde el sentido de tu camino y tu escala de prioridades. Te puede valer una frase, una foto en la pantalla del móvil, etc. Cuando te sientas desorientado o estés perdiendo fuerza de voluntad,  recurre a ese símbolo y recuperarás dirección y motivación.

8.- Cultiva el agradecimiento por lo que sí puedes hacer. Aprende a aceptar lo que sucede en cada momento como punto de partida para el ejercicio de creatividad que es vivir. Después de esa aceptación haz lo que tengas que hacer para mejorarlo. Practica la plena conciencia en cada tarea. Y valora tus logros.

9.- Cada mes, párate a mirar el tramo recorrido y pregúntate: ¿Lo que estoy haciendo me acerca al lugar al que quiero llegar? ¿Estoy siendo feliz mientras camino?  Repasa cómo ha sido, en el conjunto del mes,  la distribución del tiempo en relación a tus prioridades. Y revisa también esas prioridades por si quieres cambiarlas.

10.- Tómate tus tareas para mejorar la gestión del tiempo como ejercicios de autoconocimiento y superación personal. Una buena planificación te quita presión y stress pues vacía tu mente de temas que no tienen que ser enfocados en el aquí y el ahora, contribuye a pasar pronto de la preocupación a la ocupación y te ahorra momentos de rumiar dudas innecesarias. También te ayuda a generar sensación de seguridad y confianza pues te sientes más dueño del rumbo de tu vida y con más coherencia entre lo que piensas, lo que sientes y lo que haces.

Para quien sabe lo que quiere, el tiempo significa oportunidades para lograrlo. Gestionar bien el tiempo, representa entonces, hacer tu camino aprovechando al máximo tus posibilidades de ser feliz.

Gracias por dedicar un poco de tu tiempo a leerme. Espero que hayas disfrutado. Estaré encantada de leer tus comentarios. Hasta pronto.


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